Sadece web sitesi değil, firmanın operasyon merkezi kurulacak.
Bu çalışma ile araçların alımından kiralamaya, kiralamadan satışa, satıştan kâr-zarar raporuna kadar tüm süreçler tek panelden yönetilebilir hale getirilecektir.
Mevcut Excel mantığı korunacak
Firmanın bugün alışık olduğu araç, cari, masraf, kiralama, satış ve kur takip mantığı analiz edilip dijital sisteme daha düzenli şekilde aktarılacaktır.
Her araç için dijital dosya oluşacak
Araç bilgileri, fotoğraflar, belgeler, masraflar, kiralama geçmişi, satış bilgileri ve kârlılık tek araç kartında toplanacaktır.
Web sitesi stokla entegre olacak
Yönetim panelinden yayına alınan araçlar web sitesinde otomatik görünecek; satılan, kirada olan veya pasife alınan araçlar siteden gizlenecektir.
Firmanın araç alım, kiralama, satış ve muhasebe süreci tek sistemde birleşecek.
Bugün Excel üzerinde farklı sayfalarda takip edilen stok, kiradaki araçlar, satılan araçlar, dış kiralama, cari, gelir-gider, ödeme, masraf ve kur farkı kayıtları web tabanlı, yetkili kullanıcılarla çalışabilen, rapor alınabilir bir panele dönüştürülecektir.
- Manuel Excel hatalarını azaltan daha güvenli kayıt sistemi
- Araç başına gerçek maliyet ve gerçek kârlılık hesabı
- USD/TL kur farkını görebilen finansal takip yapısı
- Kiralama, teslim, iade, tahsilat ve gecikme takibi
- Web sitesindeki araç listesini panelden yönetme imkânı
Araç yönetimi ve dijital araç kartı
Her araç sistemde tek bir ana kayıt olarak açılacak. Araç stokta, kirada, bakımda veya satılmış olsa bile tüm geçmişi aynı araç kartında tutulacaktır.
Aracın kimlik bilgileri
Araç kaydı açılırken plaka, marka, model, yıl, versiyon, KM, yakıt, vites, renk, şasi no, motor no ve açıklama gibi temel bilgiler girilecektir.
- Plaka ve stok numarası ile hızlı arama
- Marka / model / versiyon sınıflandırması
- KM, yakıt, vites ve renk takibi
- Şasi ve motor numarası ile belge düzeni
Aracın hangi aşamada olduğu görülecek
Araçların durumu sistem üzerinde net şekilde izlenecektir. Böylece hangi araç stokta, hangisi kirada, hangisi bakımda, hangisi satışta veya satılmış anında görülecektir.
- Satın alındı
- Hazırlıkta
- Kiraya hazır
- Kirada
- Bakımda
- Satışta
- Satıldı
Ekspertiz bilgileri düzenli tutulacak
Kaput, tavan, bagaj, kapılar, çamurluklar, tramer, ağır hasar, değişen/boyalı parçalar ve genel ekspertiz notları araç kartına işlenecektir.
- Parça bazlı boya/değişen takibi
- Tramer ve ağır hasar kaydı
- Ekspertiz dosyası yükleme
- İç ve dış kondisyon notları
Tüm dosyalar araç kartında saklanacak
Ruhsat, sigorta, kasko, noter belgesi, ekspertiz raporu, bakım faturası, satış belgesi ve araç fotoğrafları aynı araç dosyasında toplanacaktır.
- Ruhsat ve noter evrakı
- Kasko ve sigorta poliçeleri
- Bakım ve masraf faturaları
- Web sitesi için araç fotoğrafları
Araç satın alma, hazırlık ve gerçek maliyet hesabı
Araç sadece alış fiyatıyla değerlendirilmeyecek. Kiralamaya çıkmadan önce yapılan tüm noter, sigorta, kasko, bakım ve hazırlık giderleri maliyete işlenecektir.
Satın alma öncesi giderler
Aracı almaya gitmeden önce veya aracı inceleme aşamasında oluşan masraflar kaydedilecektir.
- Ekspertiz ön kontrolü
- Yol, yakıt, uçak, otel gideri
- Danışman veya komisyon gideri
- Kapora ve kapora iade durumu
Satın alma anı giderleri
Araç alım işlemi sırasında oluşan noter, ödeme, ruhsat ve banka masrafları araç maliyetine bağlanacaktır.
- Alış bedeli
- Noter satış masrafı
- Vekalet, ruhsat, plaka işlemleri
- Banka EFT/FAST masrafları
Kiraya çıkmadan önceki hazırlık
Aracın kiralamaya hazır hale gelmesi için yapılan tüm işlemler kayıt altına alınacaktır.
- Trafik sigortası ve kasko
- MTV, muayene, egzoz kontrolü
- Bakım, lastik, akü, yağ, filtre
- Yıkama, detaylı temizlik, pasta cila
| Masraf Kalemi | Sistemde Nasıl İşlenecek? | Sonuç / Fayda |
|---|---|---|
| Noter Masrafı | Araç alım maliyetine bağlı gider olarak kaydedilecek. | Araç gerçek maliyeti doğru çıkar. |
| Kasko / Sigorta | Poliçe başlangıç ve bitiş tarihleriyle araç kartına eklenecek. | Bitiş tarihleri için uyarı alınır. |
| Bakım / Onarım | Fatura, açıklama, tutar ve ödeme hesabıyla girilecek. | Araç başı bakım maliyeti görülür. |
| Lastik / Akü / Yağ | Parça ve servis gideri olarak ayrı ayrı takip edilecek. | Kiraya çıkma öncesi hazırlık netleşir. |
| Yol / Yakıt / Otel | Araç alım sürecine ait operasyon masrafı olarak işlenecek. | Aracın toplam edinme maliyeti hesaplanır. |
| Ofis Kirası / Maaş | Genel gider olarak ayrı tutulacak, araç maliyetine karışmayacak. | Araç kârı ile şirket gideri ayrılır. |
Kiralama süreci, teslim, iade ve tahsilat yönetimi
Aracın kime verildiği, ne zaman döneceği, kaç KM ile çıktığı, ne kadar kira geliri oluşturduğu ve ne kadar tahsilat kaldığı takip edilecektir.
Müşteri Bilgisi
Kiracı kişi veya firma bilgileri cari hesapla bağlantılı tutulacaktır.
- Ad soyad / firma
- Telefon, adres, e-posta
- TC / vergi no
- Ehliyet ve kimlik belgesi
Sözleşme Bilgisi
Her kiralama için başlangıç, bitiş, teslim ve iade bilgileri girilecektir.
- Kiralama başlangıcı
- Kiralama bitişi
- Günlük / aylık fiyat
- Depozito ve peşinat
Teslim & İade
Araç teslim ve dönüş anındaki KM, yakıt, hasar ve fotoğraflar kaydedilecektir.
- Çıkış KM ve dönüş KM
- Yakıt seviyesi
- Hasar kontrolü
- Teslim/iade fotoğrafları
Tahsilat Takibi
Kira bedeli, taksit, vade, tahsilat, geciken ödeme ve kalan bakiye izlenecektir.
- Ödeme planı
- Geciken ödemeler
- Kalan bakiye
- Dekont yükleme
Cari hesap, kasa, banka ve genel muhasebe yapısı
Kimden ne alınacak, kime ne ödenecek, hangi ödeme hangi araç veya hangi kiralama ile ilişkili, hepsi sistemde bağlantılı şekilde tutulacaktır.
Cari hesaplar
Müşteri, satıcı, noter, sigorta firması, servis, personel ve dış kiralama firmaları ayrı cari olarak açılacaktır.
- Müşteri ve satıcı kartları
- Borç/alacak hareketleri
- Araç veya sözleşme bağlantısı
- Vade ve ödeme durumu
- Dekont / belge yükleme
Kasa ve banka
Tahsilatlar ve ödemeler hangi kasadan veya bankadan yapıldıysa o hesapla ilişkilendirilecektir.
- Nakit kasa
- Banka hesapları
- Virman işlemleri
- Günlük kasa özeti
- Aylık nakit akışı
Genel giderler
Şirketin araç dışı giderleri ayrıca takip edilecek; araç maliyetine karışmayacaktır.
- Ofis kirası
- Maaş ve personel giderleri
- Elektrik, su, internet
- Muhasebe, reklam, aidat
- Aylık gelir-gider raporu
Araç maliyeti ayrımı
Noter, ekspertiz, bakım gibi araçla ilgili giderler araç maliyetine; ofis giderleri ise genel giderlere işlenecektir.
- Araç başı doğru kâr hesabı
- Genel şirket kârı ayrı izleme
- Yanlış maliyet karışmasını önleme
- Finansal raporların netleşmesi
USD/TL kur takibi ve kur farkı raporlaması
Excel’de kullanılan USD mantığı sistemde daha düzenli hale getirilecek. Alış, satış, masraf ve tahsilat tarihindeki kur bilgileri ayrı saklanacaktır.
Alış kuru
Araç satın alındığı günkü USD kuru sisteme kaydedilecek ve alış tutarının USD karşılığı hesaplanacaktır.
Satış kuru
Araç satıldığında satış tarihindeki USD kuru kayıt altına alınacak; TL ve USD bazlı kârlılık ayrı görülecektir.
Masraf ve tahsilat kuru
Masraf, ödeme ve tahsilatlarda ilgili günün kuru saklanarak kur farkı raporları oluşturulacaktır.
Kur takibinin sağlayacağı raporlar
- Araç alış günündeki USD karşılığı
- Araç satış günündeki USD karşılığı
- Bugünkü kurla araç değeri karşılaştırması
- TL bazlı kâr / zarar
- USD bazlı kâr / zarar
- Kur farkından doğan kazanç veya kayıp
- Stoktaki araçların güncel döviz karşılığı
Web sitesi ve stok entegrasyonu
Yönetim paneli ile web sitesi birlikte çalışacak. Panelde web yayını aktif edilen araçlar sitede görünecek, pasife alınanlar siteden kalkacaktır.
Web sitesinde görünecek bilgiler
- Marka, model, yıl, KM
- Yakıt, vites, versiyon
- Araç fotoğrafları
- Günlük / aylık kiralama bilgisi
- Depozito ve müsaitlik durumu
- WhatsApp teklif al butonu
- Kiralama başvuru formu
Web sitesinde gizli kalacak bilgiler
- Alış fiyatı
- Masraflar ve toplam maliyet
- Kâr / zarar bilgisi
- Cari hesap hareketleri
- Satıcı bilgileri
- İç muhasebe notları
- Şasi / motor gibi hassas bilgiler
Web sitesi bölümleri
Kurumsal ana sayfa, araç kiralama listesi, araç detay sayfası, başvuru formu, iletişim, WhatsApp yönlendirme, hakkımızda ve hizmet sayfaları hazırlanacaktır. Ama sitenin en önemli gücü, araç listesinin panelden yönetilebilir olmasıdır.
Dashboard ve raporlama ekranları
Firma sahibi ve yetkili kullanıcılar tüm operasyonu tek ekrandan izleyebilecek. Raporlar Excel’e bağımlı kalmadan sistemden alınacaktır.
Operasyon raporları
- Toplam araç sayısı
- Stoktaki araçlar
- Kiradaki araçlar
- Bakımda olan araçlar
- Satılan araçlar
- Yaklaşan teslim ve iadeler
Finans raporları
- Araç başı maliyet
- Araç başı kira geliri
- Araç başı net kâr
- TL ve USD kârlılık
- Kur farkı raporu
- Aylık gelir-gider raporu
Tahsilat raporları
- Geciken ödemeler
- Vadeli tahsilatlar
- Kalan müşteri borcu
- Ödenecek satıcı borcu
- Kasa/banka hareketleri
- Cari hesap ekstresi
Proje nasıl ilerleyecek?
Mevcut Excel düzeni korunarak ama daha sağlıklı veritabanı mantığıyla yeniden kurulacaktır.
Mevcut Excel ve işleyiş analizi
Araç stok, satılan araç, kiradaki araç, dış kiralama, cari, masraf ve gelir-gider kayıtları incelenerek sistemin ana mantığı çıkarılacaktır.
Veritabanı ve modül planlaması
Araç, cari, masraf, kiralama, satış, tahsilat, kur, belge ve web sitesi stok tabloları ayrı ayrı planlanacaktır.
Yönetim paneli tasarımı
Firma sahibinin ve personelin rahat kullanabileceği dashboard, araç kartı, kiralama, cari ve raporlama ekranları hazırlanacaktır.
Web sitesi entegrasyonu
Panelde yayınlanan araçların web sitesinde görünmesi, pasif edilenlerin gizlenmesi ve başvuruların panele düşmesi sağlanacaktır.
Test, veri aktarımı ve teslim
Mevcut kayıtlar yeni sisteme uygun hale getirilip aktarılacak, raporlar kontrol edilecek ve sistem kullanıma hazır hale getirilecektir.
Proje kapsamı onayı
Bu çalışmada hedefimiz, mevcut Excel dosyalarında takip edilen araç alım, satış, kiralama, cari, masraf, kur ve genel gider süreçlerini web tabanlı bir yönetim sistemine taşımaktır. Sistem, firmanın günlük operasyonunu kolaylaştıracak, araç başı gerçek maliyet ve kârlılık hesabı sunacak, web sitesindeki araç stoklarını panelden yönetilebilir hale getirecektir.
- Araç alımından satışına kadar tüm süreç tek kartta takip edilecek.
- Noter, kasko, sigorta, bakım, MTV, yol ve hazırlık masrafları araç maliyetine bağlanacak.
- Kiralama, teslim, iade, tahsilat ve gecikme süreçleri yönetilecek.
- Cari hesap, kasa, banka, genel gider ve USD/TL kur farkı raporlanacak.
- Web sitesi, yönetim panelindeki araç stoğuyla entegre çalışacak.
Müşteri Onayı
Yukarıda belirtilen proje kapsamını inceledim. Sistemin bu kapsam doğrultusunda planlanmasını ve geliştirme aşamasına geçilmesini onaylıyorum.
Ad Soyad / Firma:
Tarih:
İmza: